a) Overvåkingssjefen har opplyst at han orienterte Justisdepartementet v/Politiavdelingens ekspedisjonssjef om saken under et møte han hadde med ekspedisjonssjefen 11. september 1995.
På foranledning av dette besluttet Utvalget å innhente uttalelse fra Justisdepartementet.
I den anledning tok Utvalgets sekretær over telefonen kontakt med Politiavdelingens ekspedisjonssjef Berit Fosheim 13. august 1996. Etter å ha gjort rede for saken, fremholdt han at det ville være mest korrekt at Utvalgets anmodning om uttalelse ble fremsatt skriftlig, jf. instruksens § 10 annet ledd. Ekspedisjonssjefen erklærte seg enig i det ettersom det gjaldt forespørsel om en konkret sak. Uoppfordret nevnte ekspedisjonssjefen at hun under et av sine rutinemessige møter med Overvåkingssjefen var blitt orientert om overvåkingspolitiets henvendelser til tysk etterretningstjeneste vedr. DDR- arkivene. Hun nevnte for øvrig ingen detaljer, således verken om tidspunktet eller innholdet i orienteringen fra Overvåkingssjefen.
Samme dag (13. august 1996) skrev Utvalget slik til statsråd Grete Faremo:
"Utvalget har under inspeksjoner i Overvåkingssentralen gransket dokumenter vedrørende de tiltak overvåkingspolitiet har gjennomført for å få tilgang til opplysninger om enkelte norske statsborgere fra DDR-arkiver. Under disse inspeksjoner har Overvåkingssjefen opplyst at såvel Justisdepartementet som det tidligere (regjeringsoppnevnte) kontrollutvalg ble underrettet om at det ble foretatt slike undersøkelser.
Departementet ble etter det opplyste underrettet ved et møte som Overvåkingssjefen hadde med Politiavdelingens ekspedisjonssjef 11. september 1995.
Under henvisning til dagens telefonsamtale med ekspedisjonssjef Berit Fosheim tillater man seg å be meddelt hvilke opplysninger som ble gitt under nevnte møte og om saken foranlediget noen forføyning fra departementets side.
Av hensyn til Utvalgets arbeidsopplegg ber man om svar så snart som mulig."
Etter et par purringer over telefonen mottok Utvalget 27. september 1996 følgende brev fra departementet, datert 23. september 1996 og undertegnet av ekspedisjonssjef Berit Fosheim:
"Justisdepartementet viser til utvalgets brev av 13. august 1996 til statsråd Grete Faremo. Det vises videre til utvalgets brev av 12. august 1996 til sjefen for overvåkingspolitiet og dennes svar av 2. september 1996. Det gjøres for ordens skyld oppmerksom på at departementet ikke er forevist de navnelister som det vises til i brevet fra sjefen for overvåkingspolitiet.
Forøvrig har departementet ingen merknader til saken utover de opplysninger som ble gitt i telefonsamtaler mellom ekspedisjonssjef Fosheim og utvalgets sekretær som det er referert til i utvalgets brev."
Dette brev gir etter Utvalgets oppfatning ikke tilfredsstillende svar på de spørsmål som ble reist i brevet av 13. august 1996. Utvalget så det i utgangspunktet som en vesentlig side ved sin oppgave å kunne gi Stortinget tilstrekkelig orientering, ikke minst om innholdet i de opplysninger departementet fikk fra overvåkingssjefen. Hvis dette skulle vise seg å være av betydning, vil Stortinget selv måtte klarlegge det, jf. lovens § 6 og instruksens § 10.
b) Overvåkingssjefen har opplyst at det tidligere kontrollutvalg ble underrettet om DDR-saken i sitt møte 27. september 1995. På grunnlag av dette besluttet Utvalget å innhente en kopi av det tidligere kontrollutvalgs referat fra møtet 27. september 1995. I den anledning hadde man flere telefonsamtaler med departementet før det fra departementets side 16. august 1996 ble anmodet om at begjæringen måtte bli fremmet skriftlig til rednings- og beredskapsavdelingen i departementet. Utvalgets sekretær skrev samme dag slik til rednings- og beredskapsavdelingen vedrørende arkivet for det nedlagte kontrollutvalg for overvåkings- og sikkerhetstjeneste:
"Stortingets kontrollutvalg har foretatt undersøkelser av Overvåkingspolitiets praksis m.h.t. personopplysninger fra tidligere DDR-arkiver. Det har herunder vist seg at sakens prinsipielle side muligens har vært behandlet tidligere av det daværende (regjeringsoppnevnte) kontrollutvalg. Etter det opplyste skal dette ha funnet sted i kontrollutvalgets møte 27. september 1995.
Idet man henviser til telefonsamtale med Sture Vang tillater man seg å be om departementets bistand til at en kopi av møtereferatet kan bli tilstillet Utvalget så snart som mulig".
Utvalget skrev deretter 18. september 1996 slik til justisministeren om "arkivet for det tidligere kontrollutvalget for overvåkings- og sikkerhetstjeneste:
"I brev av 16. august d.å. til departementets rednings- og beredskapsavdeling anmodet Utvalget om å få tilgang til møteprotokollen fra et av det tidligere kontrollutvalgs møter.
Utvalgets sekretær hadde på forhånd hatt flere telefonsamtaler med departementet, først med fungerende departementsråd og deretter med rådgiver Sture Vang, som - etter å ha sett nærmere på saken - bad om at anmodningen måtte bli fremsatt skriftlig.
Man har fremdeles ikke mottatt noe svar fra departementet.
I flere av de klager eller "klagelignende" henvendelser Utvalget nå har mottatt, henvises det til tidligere behandling, innhentelse av forklaringer etc., i det tidligere kontrollutvalget. I andre saker er det opplysninger som tyder på at saken har vært behandlet av det tidligere kontrollutvalg.
Utvalget finner det betenkelig å behandle slike saker uten å kunne bli kjent med de opplysninger som måtte foreligge fra tidligere behandling. Av denne grunn ber man om at departementet snarest mulig treffer tiltak som gjør det mulig for nærværende utvalg på en enkel og rask måte å få tilgang til de relevante dokumenter som måtte foreligge i det tidligere kontrollutvalgs arkiv."
Departementets svar kom i brev datert 1. oktober 1996 og lød slik:
"Justisdepartementet viser til brev av 16. august 1996 og 18. september 1996 vedrørende tilgang til dokumenter fra det tidligere kontrollutvalgets arkiv, og til samtale mellom utvalgets sekretær Erik Mo og departementsråd Rakel Surlien.
Det vil som nevnt ta noen tid før vi får oversikt over det tidligere kontrollutvalgs arkiv, og vi vil komme tilbake til denne siden av saken så snart som mulig.
Når det gjelder forespørselen om referatet fra det tidligere kontrollutvalgs møte 27. september 1995, kan opplyses at saken vedrørende DDR-arkivene ikke er omtalt i angjeldende referat".
Utvalget vil beklage at det tar såvidt lang tid å få avklart om man kan få tilgang til det tidligere kontrollutvalgs arkiv.