Utvalget har i 2015 gjennomført 3 inspeksjoner i FSA.
FSAs behandling av sikkerhetsklareringssaker utgjør en særlig
viktig del av utvalgets kontroll med avdelingen. FSA er landets
desidert største klareringsmyndighet og avgjør årlig ca. 17 000
saker. Til enhver tid har FSA ca. 3000 klareringssaker til behandling.
Samtlige ikke påklagede negative klareringsavgjørelser fattet av
FSA, samt påklagede klareringssaker der avdelingen har tatt klagen
helt eller delvis til følge i klageomgangen, kontrolleres av utvalget.
Utvalget fører også kontroll med FSAs virksomhet innenfor forebyggende
sikkerhetstjeneste, og tar i den forbindelse stikkprøver knyttet
til undersøkelser av sikkerhetstruende virksomhet rettet mot Forsvaret
(sikkerhetsundersøkelser), samt operative saker som ledd i avdelingens
ansvar for utøvelse av militær kontraetterretning i Norge i fredstid
(Mil KE). En sentral oppgave for utvalget er i den forbindelse å føre
kontroll med FSAs behandling av personopplysninger som ledd i utøvelsen
av forebyggende sikkerhetstjeneste.
Utvalget har blitt holdt orientert om regelverkssituasjonen knyttet
til FSAs oppgaveløsing. I årsmeldingen for 2013 meldte utvalget
at det ville holde seg oppdatert på utarbeidelsen av en samarbeidsavtale mellom
PST og FSA. Avtalen er fortsatt ikke ferdigstilt.
Utvalget har mottatt to klager rettet mot FSA i 2015. Den ene
klagen gjaldt nektelse av autorisasjon for BEGRENSET. Klagesaken
ble avsluttet uten kritikk av FSA. Den andre klagen gjaldt lang
saksbehandlingstid, og førte til kritikk av avdelingen.
Etter dialog med utvalget om gjennomføring av sikkerhetssamtaler
har avdelingen nedsatt en arbeidsgruppe som skal se på en evalueringsmetode
for sikkerhetssamtaler.
FSA har i 2015 uttalt at saksbehandlingstiden har vært for lang,
og at dette kan ramme Forsvarets operative evne. I starten av 2015
orienterte FSA om at avdelingen ikke hadde nok saksbehandlerkapasitet
til å utføre sine oppgaver. Behovet for tilførsel av nye ressurser
var meldt inn til Forsvarsdepartementet. I samme periode var det
en økning i antall klareringssaker under behandling i FSA, som skyldtes
at avdelingen ikke hadde kapasitet til å få sakene behandlet. I
tillegg var det en økning i antall klager på negative klareringsavgjørelser.
I løpet av 2015 fikk FSA tilført nye saksbehandlingsressurser, og
i slutten av året behandlet avdelingen flere klareringssaker enn
antall anmodninger som mottas. Etter det opplyste vil ytterligere
ressurser bli tilført FSA i 2016.
FSA har informert utvalget om tiltak som er iverksatt for å bedre
situasjonen. FSA har opprettet en ny seksjon under Kontoret for
personellsikkerhet, som blant annet skal ta seg av klagesaker og
bidra til å redusere saksbehandlingstiden, samt håndtere FSAs kontakt
med EOS-utvalget. Videre har FSA igangsatt et pilotprosjekt knyttet
til klarering av førstegangstjenestegjørende, der målet
er at alt personell klareres før de møter til tjeneste i Forsvaret. Utvalget
vil også fremover ha oppmerksomhet rettet mot saksbehandlingstiden
i FSA.
Utvalget presenteres i FSA jevnlig for en oversikt over blant
annet totalt antall anmodninger om klarering, negative klareringsavgjørelser
fordelt på ulike fagfelt, avsluttede saker, henlagte saker og antall
klagesaker mv. Under utvalgets inspeksjon i oktober 2015 merket
utvalget seg at i hele 83,7 prosent av sakene med negative økonomifunn
ble det gitt klareringsnektelse, hovedsakelig på grunn av manglende
retur av fullmakt til innhenting av ytterligere opplysninger og
manglende redegjørelse fra omspurte. Det vil si at det ikke var
de omspurtes økonomiske situasjon som førte til nektelsene, men
manglende oppfølging fra omspurtes side. FSA oppga at dette viser
at klareringsmyndighetene har behov for tilgang til flere kilder
i personkontrollen.
Utvalgets kontroll med behandling av personopplysninger i FSA
har vært omhandlet blant annet i årsmeldingene for 2010Kapittel
V avsnitt 3., 2011Kapittel VI avsnitt 4. og
2012Kapittel VI avsnitt 6..
Under en inspeksjon i 2014 fremla FSA på utvalgets forespørsel
papirutskrifter av enkelte personregistreringer fra en operativ
database. FSA opplyste at flere av personregistreringene var blitt
slettet i databasen dagen før inspeksjonen. Opplysningene eksisterte
da bare i den papirkopien som ble fremlagt og senere oversendt til
utvalget.
Utvalget ba FSA om å redegjøre for grunnlaget for behandlingen
av personopplysninger om flere personer i databasen. Dokumentene
ble returnert til avdelingen sammen med utvalgets spørsmålsbrev.
I sitt svar orienterte FSA om at avdelingen ikke var i stand
til å redegjøre for grunnlaget for behandlingen av personopplysninger
om flere av de registrerte, fordi de hadde makulert en
del av papirutskriftene.
Utvalget bemerket følgende i sitt avsluttende brev til FSA om
avdelingens makulering av dokumenter:
«Innledningsvis vil utvalget bemerke at det forutsetter
at FSA kan ta stilling til utvalgets spørsmål som fremgår av dokumenter
som er oversendt til utvalget for gjennomgang, selv om opplysninger
ev. slettes elektronisk i mellomtiden på bakgrunn av reglene
for behandling av opplysninger i FSA. Det er klart uheldig at FSA
foretok en makulering av dokumenter som gjorde avdelingen ute av
stand til å besvare spørsmålene fra utvalget fyllestgjørende. Utvalget
legger til grunn at FSA mener det ikke (lenger) var grunnlag for
fortsatt behandling av de opplysningene som er makulert/slettet
elektronisk.»
FSA opplyste videre at den aktuelle databasen ville bli avviklet
i løpet av 2015. Primo januar 2016 viste det seg at databasen likevel
ikke var blitt avviklet, og at FSA fortsatt
behandler personopplysninger om en rekke personer der, uten at de
lenger er nødvendig for formålet med behandlingenJf. instruks
for sikkerhetstjeneste i Forsvaret § 20 første ledd bokstav c..
Dette omfattet også personopplysninger om personer FSA opplyste
var blitt slettet fra databasen. Dette er beklagelig.
Når det gjelder FSAs grunnlag for å behandle de aktuelle personopplysningene
i databasen, bemerket utvalget at det syntes
tvilsomt om FSA hadde tilstrekkelig rettslig grunnlag for i det
hele tatt å registrere flere av de aktuelle personene.