6.1 Generelt om kontrollen

Utvalget har i 2015 gjennomført 3 inspeksjoner i FSA.

FSAs behandling av sikkerhetsklareringssaker utgjør en særlig viktig del av utvalgets kontroll med avdelingen. FSA er landets desidert største klareringsmyndighet og avgjør årlig ca. 17 000 saker. Til enhver tid har FSA ca. 3000 klareringssaker til behandling. Samtlige ikke påklagede negative klareringsavgjørelser fattet av FSA, samt påklagede klareringssaker der avdelingen har tatt klagen helt eller delvis til følge i klageomgangen, kontrolleres av utvalget.

Utvalget fører også kontroll med FSAs virksomhet innenfor forebyggende sikkerhetstjeneste, og tar i den forbindelse stikkprøver knyttet til undersøkelser av sikkerhetstruende virksomhet rettet mot Forsvaret (sikkerhetsundersøkelser), samt operative saker som ledd i avdelingens ansvar for utøvelse av militær kontraetterretning i Norge i fredstid (Mil KE). En sentral oppgave for utvalget er i den forbindelse å føre kontroll med FSAs behandling av personopplysninger som ledd i utøvelsen av forebyggende sikkerhetstjeneste.

Utvalget har blitt holdt orientert om regelverkssituasjonen knyttet til FSAs oppgaveløsing. I årsmeldingen for 2013 meldte utvalget at det ville holde seg oppdatert på utarbeidelsen av en samarbeidsavtale mellom PST og FSA. Avtalen er fortsatt ikke ferdigstilt.

Utvalget har mottatt to klager rettet mot FSA i 2015. Den ene klagen gjaldt nektelse av autorisasjon for BEGRENSET. Klagesaken ble avsluttet uten kritikk av FSA. Den andre klagen gjaldt lang saksbehandlingstid, og førte til kritikk av avdelingen.

Etter dialog med utvalget om gjennomføring av sikkerhetssamtaler har avdelingen nedsatt en arbeidsgruppe som skal se på en evalueringsmetode for sikkerhetssamtaler.

6.2 Saksbehandlingstid i klareringssaker

FSA har i 2015 uttalt at saksbehandlingstiden har vært for lang, og at dette kan ramme Forsvarets operative evne. I starten av 2015 orienterte FSA om at avdelingen ikke hadde nok saksbehandlerkapasitet til å utføre sine oppgaver. Behovet for tilførsel av nye ressurser var meldt inn til Forsvarsdepartementet. I samme periode var det en økning i antall klareringssaker under behandling i FSA, som skyldtes at avdelingen ikke hadde kapasitet til å få sakene behandlet. I tillegg var det en økning i antall klager på negative klareringsavgjørelser. I løpet av 2015 fikk FSA tilført nye saksbehandlingsressurser, og i slutten av året behandlet avdelingen flere klareringssaker enn antall anmodninger som mottas. Etter det opplyste vil ytterligere ressurser bli tilført FSA i 2016.

FSA har informert utvalget om tiltak som er iverksatt for å bedre situasjonen. FSA har opprettet en ny seksjon under Kontoret for personellsikkerhet, som blant annet skal ta seg av klagesaker og bidra til å redusere saksbehandlingstiden, samt håndtere FSAs kontakt med EOS-utvalget. Videre har FSA igangsatt et pilotprosjekt knyttet til klarering av førstegangstjenestegjørende, der målet er at alt personell klareres før de møter til tjeneste i Forsvaret. Utvalget vil også fremover ha oppmerksomhet rettet mot saksbehandlingstiden i FSA.

Utvalget presenteres i FSA jevnlig for en oversikt over blant annet totalt antall anmodninger om klarering, negative klareringsavgjørelser fordelt på ulike fagfelt, avsluttede saker, henlagte saker og antall klagesaker mv. Under utvalgets inspeksjon i oktober 2015 merket utvalget seg at i hele 83,7 prosent av sakene med negative økonomifunn ble det gitt klareringsnektelse, hovedsakelig på grunn av manglende retur av fullmakt til innhenting av ytterligere opplysninger og manglende redegjørelse fra omspurte. Det vil si at det ikke var de omspurtes økonomiske situasjon som førte til nektelsene, men manglende oppfølging fra omspurtes side. FSA oppga at dette viser at klareringsmyndighetene har behov for tilgang til flere kilder i personkontrollen.

6.3 Behandling av personopplysninger i FSAs database for operativ aktivitet

Utvalgets kontroll med behandling av personopplysninger i FSA har vært omhandlet blant annet i årsmeldingene for 2010Kapittel V avsnitt 3., 2011Kapittel VI avsnitt 4. og 2012Kapittel VI avsnitt 6..

Under en inspeksjon i 2014 fremla FSA på utvalgets forespørsel papirutskrifter av enkelte personregistreringer fra en operativ database. FSA opplyste at flere av personregistreringene var blitt slettet i databasen dagen før inspeksjonen. Opplysningene eksisterte da bare i den papirkopien som ble fremlagt og senere oversendt til utvalget.

Utvalget ba FSA om å redegjøre for grunnlaget for behandlingen av personopplysninger om flere personer i databasen. Dokumentene ble returnert til avdelingen sammen med utvalgets spørsmålsbrev.

I sitt svar orienterte FSA om at avdelingen ikke var i stand til å redegjøre for grunnlaget for behandlingen av personopplysninger om flere av de registrerte, fordi de hadde makulert en del av papirutskriftene.

Utvalget bemerket følgende i sitt avsluttende brev til FSA om avdelingens makulering av dokumenter:

«Innledningsvis vil utvalget bemerke at det forutsetter at FSA kan ta stilling til utvalgets spørsmål som fremgår av dokumenter som er oversendt til utvalget for gjennomgang, selv om opplysninger ev. slettes elektronisk i mellomtiden på bakgrunn av reglene for behandling av opplysninger i FSA. Det er klart uheldig at FSA foretok en makulering av dokumenter som gjorde avdelingen ute av stand til å besvare spørsmålene fra utvalget fyllestgjørende. Utvalget legger til grunn at FSA mener det ikke (lenger) var grunnlag for fortsatt behandling av de opplysningene som er makulert/slettet elektronisk.»

FSA opplyste videre at den aktuelle databasen ville bli avviklet i løpet av 2015. Primo januar 2016 viste det seg at databasen likevel ikke var blitt avviklet, og at FSA fortsatt behandler personopplysninger om en rekke personer der, uten at de lenger er nødvendig for formålet med behandlingenJf. instruks for sikkerhetstjeneste i Forsvaret § 20 første ledd bokstav c.. Dette omfattet også personopplysninger om personer FSA opplyste var blitt slettet fra databasen. Dette er beklagelig.

Når det gjelder FSAs grunnlag for å behandle de aktuelle personopplysningene i databasen, bemerket utvalget at det syntes tvilsomt om FSA hadde tilstrekkelig rettslig grunnlag for i det hele tatt å registrere flere av de aktuelle personene.