Regnskapsloven kapittel 2 inneholder regler om registrering,
dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.
Ved vedtagelsen av regnskapsloven ble det under punkt 2.1 lagt
til grunn at regnskapsloven skal være en rammelov som skal
utfylles gjennom forskrifter og standarder for god regnskapsskikk.
Dette gjelder også lovens kapittel 2. Med hjemmel i lovens § 9-1
første ledd første punktum fastsatte Finansdepartementet
på denne bakgrunn forskrift 6. mai 1999 nr. 0544
om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av
regnskapsopplysninger til utfylling av reglene i lovens kapittel
2. Forskriften inneholder også enkelte unntak fra bestemmelsene
i kapittel 2 fastsatt med hjemmel i lovens § 9-1
første ledd annet punktum og annet ledd.
Det er fra flere hold stilt spørsmål ved hensiktsmessigheten
ved enkelte av bestemmelsene i regnskapslovens kapittel 2, og ved
hvorledes enkelte av bestemmelsene i dette kapittelet skal forstås.
Slike spørsmål er blant annet kommet til uttrykk
i en felles henvendelse til Finansdepartementet i brev 12. april 2000
fra Den norske Revisorforening, Norges Autoriserte Regnskapsføreres
Forening, Norges Bondelag, Næringslivets Hovedorganisasjon,
Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon, Norges
Rederiforbund og Norske Siviløkonomers Forening samt i
et brev av 30. juni 2000 fra Norsk RegnskapsStiftelse til Finansdepartementet.
De nevnte organisasjoner mener at loven med forskrifter kan skape
vanskeligheter for regnskapsbrukerne på en del områder,
både fordi enkelte av kravene etter deres oppfatning er
for omfattende og fordi omfanget av kravene på en del områder er
uklart.
Departementet har vurdert de spørsmål som er
tatt opp av de nevnte organisasjonene. Det vises til gjennomgangen
under avsnittene 3.3 til 3.7 i proposisjonen, jf. avsnittene 2.2
- 2.6 nedenfor.
Av regnskapsloven § 2-1 første ledd
følger det at regnskapspliktige skal registrere opplysninger
om transaksjoner og andre disposisjoner som har betydning for størrelsen
og sammensetningen av den regnskapspliktiges eiendeler, gjeld, inntekter
eller kostnader i regnskapssystemet. I denne forbindelse er det blant
annet fra organisasjonenes side reist spørsmål om
omfanget av registreringsplikten for avtaler, plikt til å føre
lagerregnskap og krav om oppdragsregistrering.
Det er i proposisjonen redegjort nærmere for gjeldende
rett og bakgrunn for forslaget om lovendring.
Departementet er enig med organisasjonene i at det kan være
grunn til å vurdere om det faktisk er behov for registrering
av alle avtaler som har betydning for størrelsen og sammensetningen
av den regnskapspliktiges eiendeler, gjeld, inntekter eller kostnader,
jf. regnskapsloven § 2-1 første ledd,
uavhengig av om betydningen er vesentlig eller ikke. En løsning
kan være å fastsette i forskrift at bare vesentlige
avtaler skal registreres, og å gjøre unntak for
andre avtaler. En annen løsning kan være å fastsette
i forskrift at bare bestemte angitte typer avtaler skal registreres,
og gjøre unntak for andre typer avtaler. Tilsvarende kan en
vurdere å fastsette unntak fra plikten til å føre
lagerregnskap, eventuelt å redusere omfanget av forskriftens
krav på dette punktet. Det foreslås på denne bakgrunn
at departementet i regnskapsloven § 9-1 annet
ledd gis hjemmel til i forskrift å gjøre unntak
fra regnskapsloven § 2-1 første ledd.
Med hensyn til kravet til oppdragsregistrering legger departementet
til grunn at den aktuelle bestemmelsen i forskrift av 6. mai
eventuelt kan endres med hjemmel i regnskapsloven § 9-1
første ledd første punktum.
Når det gjelder anmodningen fra Norsk RegnskapsStiftelse
om at regnskapsloven § 2-1 annet ledd endres slik
at regnskapspliktige kan registrere leveringsdato i stedet for dokumentasjonsdato,
viser departementet til at det i de fleste tilfeller vil være
tilstrekkelig å registrere dokumentasjonsdato. I de tilfeller
hvor dokumentasjonsdato og leveringsdato faller innenfor ulike avgiftsperioder,
følger det imidlertid av § 2-1 annet
ledd første punktum at også leveringsdatoen må registreres,
i og med at dette er opplysninger som har betydning for utarbeidelsen
av pliktig rapportering. Departementet legger til grunn at problemene med å utarbeide
løsninger som muliggjør registrering av to ulike
datoer har sammenheng med den tid som trengs til tilpasning. Det
vises i denne forbindelse til at iverksettelsen av regnskapsloven
kapittel 2 er foreslått utsatt til 1. januar 2002.
Departementet foreslår således ingen lovendring
på dette punkt.
Norsk RegnskapsStiftelse har videre argumentert for at bestemmelsen
i § 2-1 tredje ledd fjerde punktum, om at det
skal fremgå av den registrerte opplysningen eller tilhørende
dokumentasjon dersom rettelse er foretatt, utgår. Departementet
slutter seg til forslaget fra Norsk RegnskapsStiftelse. Så lenge
det er samsvar mellom registreringen og dokumentasjonen, kan departementet
ikke se at det i tilknytning til en korrekt registrering er behov
for å opplyse om at den opprinnelig var ført feil.
Departementet foreslår etter dette at regnskapsloven § 2-1
tredje ledd fjerde punktum oppheves.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene
fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad
under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går
inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide
forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt
kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn
for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven
av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger.
Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker,
ser ikke flertallet behov for å gå inn
på forslag om endringer i den nåværende
lovtekst. Flertallet vil derfor stemme imot forslaget.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og
Sosialistisk Venstreparti slutter seg til Regjeringens forslag
om opphevelse av regnskapsloven § 2-1 tredje ledd
fjerde punktum.
Regnskapsloven § 2-2 fjerde ledd tredje punktum fastsetter
at for hver rapportperiode skal registrerte opplysninger om kjøp
av varer og tjenester spesifiseres på motpart. Av bestemmelsens
fjerde punktum følger det at departementet kan fastsette
at det samme skal gjelde for salg.
Det er fra organisasjonenes side stilt spørsmål
ved kravet om spesifikasjon av kontantsalg på motpart.
Det er i proposisjonen redegjort nærmere for gjeldende
rett og de forslag som er blitt fremsatt om endring av bestemmelser.
Plikten til registrering av salg på motpart følger
av forskrift 6. mai 1999 nr. 0544 om regnskapssystem,
registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger § 3-5,
fastsatt av departementet med hjemmel i regnskapsloven § 2-2
fjerde ledd fjerde punktum. Kravet til registrering på motpart
ved salg til næringsdrivende er en videreføring
av kravet i § 9 i forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven.
Departementet legger til grunn at spørsmål knyttet
til dette kravet, dersom dette anses hensiktsmessig, vil kunne løses
uten lovendring ved en tolkningsuttalelse fra departementet, ved
utfyllende forskrifter med hjemmel i gjeldende lovbestemmelser eller
ved endring i den forskrift som allerede er gitt.
Departementet understreker at plikt til å registrere kontantsalg
på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system
er av stor betydning i forhold til de regnskapspliktiges legitimasjon
av kontantomsetningen og skattemyndighetenes kontroll av denne.
Departementet har imidlertid forståelse for at det i en
del tilfeller vil være praktiske problemer knyttet til
oppfylling av forskriften og vil se nærmere på dette
spørsmålet. Etter departementets oppfatning vil
imidlertid også en avgrensning som foreslått av
Norsk RegnskapsStiftelse, hvor det legges vekt på hva som
er kjøperens hovedvirksomhet, være problematisk.
Det vises til at en slik avgrensning av registreringsplikten vil innebære
at selgeren må ha kjennskap til arten av kjøperens
virksomhet for å kunne ta stilling til omfanget av registreringsplikten
i det enkelte tilfelle.
Når det gjelder eventuelle problemer med oppfyllelse
av forskriftens krav for næringer som pr. i dag ikke er
merverdiavgiftspliktige, men som i fremtiden kan bli underlagt merverdiavgift,
anser departementet at dette spørsmålet bør
vurderes på det tidspunkt eventuell avgiftsplikt blir vedtatt.
Når det gjelder forslag fra Norsk RegnskapsStiftelse
om å ta ut av loven kravet i § 2-2 femte
ledd om at inngående og utgående merverdiavgift
og investeringsavgift skal spesifiseres etter kodene i regnskapssystemet
for hvert regnskapsår, viser departementet til at bestemmelsen
er en videreføring av forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven § 4.
Denne bestemmelsen har imidlertid ikke vært iverksatt.
I henhold til Ot.prp. nr. 42 (1997-1998) er bestemmelsen i § 2-2
sjette ledd innført av hensyn til kontrollen med merverdiavgiften.
Bestemmelsen antas også å innebære en
sikkerhet mht. at innsendte oppgaver gjennom året er i
overensstemmelse med regnskapets totaltall. En hjemmel for kontrollmyndighetene
til å be om slik oppstilling på forespørsel
vil således ikke være tilfredsstillende. Det kan
også nevnes at bestemmelsen er av betydning for virksomhetens
interne kontroll med avgiftsberegningen. Departementet antar for øvrig
at det ikke vil være forbundet med vesentlige problemer å lage
en slik oversikt i elektroniske system. Det foreslås på denne bakgrunn
ingen endring i regnskapsloven på dette punkt.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene
fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad
under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går
inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide
forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt
kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn
for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven
av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger.
Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker,
ser ikke flertallet behov for å gå inn
i realitetsvurderinger knyttet til den eksisterende lovtekst.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og
Sosialistisk Venstreparti tar departementets omtale til
etterretning.
Av regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd første
punktum følger det at regnskapspliktige som er registreringspliktige
etter merverdiavgiftsloven § 28 første ledd,
skal registrere hver enkelt kontantbetaling fortløpende
på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system.
Organisasjonene stiller spørsmål ved hensiktsmessigheten
av dette kravet og peker på at kravet i enkelte tilfeller,
for eksempel ved salg på sportsarenaer, i restauranter
og på markedsdager, vil være vanskelig å oppfylle.
I tilknytning til kravet om at kontantbetaling skal registreres
fortløpende på kassaapparat har organisasjonene
også pekt på vanskeligheter knyttet til kravet
i forskrift av 6. mai 1999 § 5-3 tredje ledd
om at kassaapparat skal være synlig for og skrive ut kvittering
til kunden.
Departementet har forståelse for at kravet i regnskapsloven § 2-3
fjerde ledd første punktum til fortløpende registrering
av kontantbetaling på kassaapparat, terminal eller annet
likeverdig system kan være problematisk å oppfylle
i enkelte situasjoner, avhengig av virksomhetens art. Departementet
antar at det må være et visst rom for å tolke
bestemmelsen ut fra hva som er praktisk mulig. En antar likevel
at det kan være tilfeller hvor en slik innskrenkende lovfortolkning
ikke er tilstrekkelig til å løse de problemer
som oppstår når lovens krav skal oppfylles. Dette
gjelder f.eks. visse salg på sportsarenaer. Departementet
anser på denne bakgrunn at det kan være grunn
til å vurdere å fastsette enkelte unntak fra kravet
om fortløpende registrering. Etter departementets oppfatning vil
det være mest hensiktsmessig å fastsette eventuelle unntak
i forskrift. Det foreslås således en endring i regnskapsloven § 9-1
annet ledd hvoretter departementet gis hjemmel til i forskrift å fastsette
unntak fra bestemmelsen i § 2-3 fjerde ledd første
punktum.
Kravet om at kassaapparatet skal være synlig for å skrive
ut kvittering til kunden er fastsatt med hjemmel i merverdiavgiftsloven
av 19. juni 1969 nr. 66 § 75 og ligningsloven
av 13. juni 1980 nr. 24 § 5-2. I merverdiavgiftsloven § 75
heter det at departementet i forskrift kan gi de regler som er nødvendig
til utfylling av denne lov. I ligningsloven § 5-2
heter det at Kongen kan gi forskrifter om regnskapsføringen
og årsoppgjøret, hvilke bøker som skal
føres, hvilke legitimasjoner som kan kreves for inntekts-
og utgiftsposter. Det nevnte kravet er begrunnet i kontrollhensyn. Departementet
legger til grunn at spørsmålet om eventuelle justeringer
i kravene eller klargjøringer på dette punkt vil
kunne skje ved tolkningsuttalelser eller forskriftsendring og foreslår
således ingen lovendring på dette punkt.
Komiteen viser når det gjelder
forslag om endring av regnskapsloven § 9-1 annet
ledd til merknaden under avsnitt 1 foran.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene
fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad
under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går
inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide
forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt
kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn
for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven
av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger.
Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker,
ser ikke flertallet behov for å gå inn
i realitetsvurderinger knyttet til den eksisterende lovtekst.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og
Sosialistisk Venstreparti er enig i at det i enkelte situasjoner
kan være problematisk å oppfylle lovens bestemmelse
om fortløpende registrering av kontantbetaling på kassaapparat,
terminal eller annet likeverdig system. Disse medlemmer støtter
derfor departementets syn på at det kan være grunn
til å kunne vurdere enkelte unntak fra kravet om fortløpende
registrering, og at dette kan fastsettes i forskrift.
Regnskapsloven § 2-6 krever at opplysninger
og dokumentasjon som nevnt i lovens §§ 2-1,
2-2 og 2-5, skal være på norsk, svensk, dansk
eller engelsk. Ifølge Norsk RegnskapsStiftelse er dette
en innsnevring i forhold til hva som fulgte av regnskapsloven av
1977 med praksis. Organisasjonene foreslår en endring i regnskapsloven § 2-6
slik at det innføres en hjemmel til å gjøre
unntak fra kravet til språk.
Departementet viser til at regnskap etter regnskapsloven av 1977 § 4
annet ledd skal føres på norsk språk
med mindre Kongen ved forskrift eller enkeltvedtak bestemte noe
annet. I praksis ble det ved enkeltvedtak gitt tillatelse til flere
språk enn de som nå fremgår av loven.
Departementet legger til grunn at hensikten med lovendringen var
at en ønsket å unngå å måtte
treffe enkeltvedtak i de tilfeller hvor svensk, dansk eller engelsk
språk ble benyttet. Etter departementets oppfatning bør
det imidlertid også være adgang til å dispensere
fra bestemmelsen i § 2-6 slik at også andre
språk kan benyttes. Det vises til Norsk RegnskapsStiftelses
begrunnelse for forslaget, som departementet i hovedsak finner å kunne
slutte seg til. Departementet foreslår på denne
bakgrunn en endring i regnskapsloven § 9-1 annet
ledd hvoretter departementet gis hjemmel til i forskrift å fastsette
unntak fra bestemmelsen i § 2-6.
Komiteen viser til merknader under
avsnitt 1.
Regnskapsloven § 2-7 fastsetter krav til oppbevaring
av regnskapsmateriale. Bestemmelsen regulerer både hva
som anses som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale og hvordan,
hvor og hvor lenge materialet skal oppbevares.
Hva som er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale er regulert
i bestemmelsens første ledd.
Av regnskapsloven § 2-7 annet ledd første
punktum følger det at oppbevaringspliktig regnskapsmateriale
skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets
slutt.
Det er i proposisjonen redegjort nærmere for gjeldende
rett og de forslag som er fremsatt om endringer.
Departementet viser til at kravet til oppbevaringstid bør
ses i sammenheng med endringsadgangen etter skatte- og avgiftslovgivningen
på 10 år. Departementet kan likevel se at reelle
hensyn taler for at det innføres en dispensasjonsadgang.
Det vises til at en slik adgang forelå etter tidligere
regler. Organisasjonene har som nevnt foreslått at det
innføres en dispensasjonsadgang for underlagsmateriale
som pakksedler og ordresedler. Departementet antar at det er særlig for
denne typen dokumenter at det kan være aktuelt å gi
dispensasjon. Departementet foreslår likevel at dispensasjonsadgangen,
på samme måte som etter regnskapsloven av 1977,
gjøres generell for materiale omfattet av regnskapsloven § 2-7.
Departementet anser det mest hensiktsmessig at en slik dispensasjonsadgang
fastsettes i forskrift og foreslår på denne bakgrunn
en endring i regnskapsloven § 9-1 annet ledd slik
at departementet i forskrift kan fastsette unntak fra kravet til
10 års oppbevaringstid i § 2-7 annet
ledd første punktum.
Departementet slutter seg også til organisasjonenes
vurdering av at det bør fastsettes en dispensasjonsadgang
fra kravet til oppbevaring av originalt papirdokument i 3 år
og 6 måneder. Det vises til at slike regler var gitt i
Løsbladforskriften av 16. desember 1992 § 7-1
annet ledd, jf. § 5-2, fastsatt med hjemmel i
regnskapsloven § 11 annet ledd. Også en
slik dispensasjonsadgang vil det etter departementets oppfatning være
mest hensiktsmessig å fastsette i forskrift. Departementet
foreslår derfor at det fastsettes en hjemmel i regnskapsloven § 9-1
annet ledd til at departementet i forskrift kan fastsette unntak
fra kravet i regnskapsloven § 2-7 annet ledd tredje
punktum.
Når det gjelder oppbevaringsplikt for ordresedler og
pakksedler viser departementet til at lovgiver ved vedtagelsen av
regnskapsloven fastsatte at både inngående og
utgående ordresedler og pakksedler skal oppbevares. Hensikten
med oppbevaringsplikten er at man i ettertid skal kunne avdekke
avvik mellom dokumentene. Det vises videre til at man som nevnt
ovenfor foreslår en endring i regnskapsloven § 9-1
annet ledd hvor det åpnes for at departementet i forskrift skal
kunne fastsette unntak fra bestemmelsen i lovens § 2-7
annet ledd om oppbevaringstid. Departementet legger til grunn at
problemene knyttet til en plikt til å oppbevare inngående
ordresedler og pakksedler langt på vei vil være
redusert ved en slik unntaksadgang. Det foreslås derfor
ingen lovendring på dette punkt. Vedrørende spørsmålet
om nødvendigheten av oppbevaring av tre fysiske salgsdokumenter:
ordreseddel, pakkseddel og selve fakturaen viser departementet til at
hensikten med oppbevaringsplikten er å kontrollere avvik
mellom dokumentasjon og underdokumentasjon i ettertid. Dette innebærer
oppbevaringsplikt for alle dokumentene, uavhengig av om dokumentene
har samme herkomst (felles datakilde). Det foreslås derfor
ingen lovendring på dette punkt. Når det gjelder oppbevaringsplikten
for avtaler så er denne helt sentral ut fra kontrollhensyn.
Som nevnt under punkt 3.3 foreslås det en endring i regnskapsloven § 9-1
annet ledd som åpner for at departementet i forskrift kan unnta
enkelte avtaler fra registreringsplikten. Generelt er det slik at
kontrollmyndighetene kan finne nyttig informasjon i avtaler selv
om opplysningene ikke er registreringspliktige. Dette kan være
tredjemannsopplysninger som for eksempel opplysning om underleverandør
på byggeprosjekt, opplysninger om hvor mange som har arbeidet
innenfor et bestemt tidsrom osv. Et annet viktig moment er hensynet
til å kunne kontrollere tilsvarende dokumentasjon hos motpart. Kontrollmyndighetenes
erfaring er at en rekke avtaler inneholder informasjon som utfyller
de registrerte opplysningene, slik at informasjonsbehovet først
er oppfylt ved fremleggelse av de aktuelle avtalene. Departementet
finner således ikke å kunne slutte seg til forslaget
fra organisasjonene om å innskrenke oppbevaringsplikten
for avtaler. Eventuelle problemer med oppbevaring av avtaler vil
være redusert ved unntaksadgangen i § 2-7
som er omtalt ovenfor.
Regnskapsloven § 2-7 første ledd nr.
4 fastsetter som nevnt at løpende og avsluttede avtaler
som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler om enkeltleveranser,
er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Etter departementets
oppfatning fremstår sammenhengen mellom denne bestemmelsen
og bestemmelsen i § 2-7 nr. 3, som fastsetter
at registreringspliktige avtaler er oppbevaringspliktige, som noe
uklar. Det vises til at avtaler om enkeltleveranser ikke er unntatt fra
registreringsplikt etter § 2-1 og oppbevaringsplikt for
avtaler om enkeltleveranser vil således kunne følge
av § 2-7 nr. 3. Departementet kan ikke se reelle grunner
til å unnta avtaler om enkeltleveranser generelt. Eksempelvis
vil en kontrakt om levering av et bygg eller et skip eller en opsjonsavtale
kunne være av stor betydning, ikke minst i kontrollsammenheng.
Det foreslås på denne bakgrunn en endring i § 2-7
første ledd nr. 4 slik at unntaket for enkeltleveranser
utgår.
Komiteen viser når det gjelder
forslaget om hjemmel i regnskapsloven § 9-1 annet
ledd for at departementet i forskrift kan fastsette unntak fra kravet
i regnskapsloven § 2-7 annet ledd tredje punktum
til merknader under avsnitt 1.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene
fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad
under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går
inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide
forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt
kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn
for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven
av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger.
Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker,
ser ikke flertallet behov for å gå inn
i realitetsvurderinger knyttet til den eksisterende lovtekst.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og
Sosialistisk Venstreparti mener det er viktig at kravet
til oppbevaringstid ivaretar muligheten til kontroll og ettersyn.
Disse medlemmer tar departementets omtale foran
til etterretning.