Ved behandlingen av Riksrevisjonens undersøkelse om anskaffelse og bruk av edb i statsforvaltningen uttalte kontroll- og konstitusjonskomiteen at svakheter og mangler kunne vært begrenset ved bedre og mer aktiv styring og oppfølging av IT-prosjektene, jf. Dokument nr. 3:6 (1994-95) og Innst. S. nr. 132 (1994-95). I St.prp. nr. 1 (1996-97) er kostnadseffektivitet og kvalitet i arbeidsprossessene fastsatt som mål for arbeidet med å samordne justissektorens anvendelse av IT, noe som igjen skal bidra til raskere informasjonsflyt i straffesaker. Justiskomiteen har i Budsjett-innst. S. nr. 4 (1995-96) påpekt at politi- og lensmannsetaten må synliggjøre effektiviseringsgevins-ten av IT på en bedre måte. Det vises for øvrig til Stortingets tidligere behandling av forvaltningens IT-politikk, jf. St.meld. nr. 12 (1982-83) og Innst. S. nr. 171 (1982-93), og St.meld. nr. 35 (1991-92) og Innst. S. nr. 63 (1992-93).
Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere om IT-satsingen innen justissektoren styres og samordnes slik at igangsatte prosjekter og tiltak bidrar til å nå målene om kostnadseffektivitet og kvalitet i arbeidsprosessen.
Følgende problemstillinger er belyst:
-
– Er Justisdepartementets styring av IT-virksomheten i justissektoren ivaretatt på en tilfredsstillende måte, og i hvilken grad legges det vekt på samordning av IT-virksomheten?
-
– Er det planlagt med effektiviseringsgevinster, og blir de realisert innenfor det enkelte IT-prosjekt?
Rapporten følger som trykt vedlegg til Riksrevisjonens dokumenet.
Undersøkelsen viser at IT-enhetene
innen justissektoren mener det har vært manglende koordinering,
uklare signaler og mangelfull overordnet styring fra departementets
side.
Det synes som om fagavdelingene i departementet
i stor grad har vært opptatt av resultatene innen egen sektor,
og i mindre grad av samordning på tvers av sektorene. Dette
krever en sterkere koordinert tverrsektoriell styring i departementet.
Undersøkelsen viser at Politiets datatjeneste, som er den
største og mest betydningsfulle IT-enheten, ikke har sett
nytteverdien av samordning på tvers av straffesakskjeden.
Ansvaret for styring av IT-prosjekter, som på samme tid
involverer politi- og lensmannsetaten, domstolene og/eller
kriminalomsorgen, er i hovedsak overlatt til henholdsvis Justissektorens
samordningsenhet for IT (fram til 1. januar 1998), Plan- og administrasjonsavdelingen
og Styringsgruppen for sektorovergripende IT-prosjekter. Ifølge
Justisdepartementet har samordningsprosessen foreløpig
resultert i grunnlagsdokumentene "Retningslinjer for IT i justissektoren"
og "Informasjonsmodell for straffesaker".
Det er ikke utviklet en overordnet IT-strategi
for hele justissektoren. Dette kan medføre risiko for at
helheten ikke i tilstrekkelig grad blir ivaretatt, samt en mangelfull
kobling mot de overordnede målsettinger.
Riksrevisjonens gjennomgåelse viser
at målet om kostnadseffektivitet og kvalitet heller ikke
er presisert og konkretisert i form av hensiktsmessige resultatkrav i
tildelingsbrevene.
Departementet fokuserer på gevinstrealisering
i forhold til IT-virksomheten innen justissektoren. Undersøkelsen
viser imidlertid at det i varierende grad er foretatt kost-nytte-vurderinger,
utarbeidet gevinstplaner, gjennomført evalueringer og/eller
rapportert om gevinster i forbindelse med de prosjekter Riksrevisjonen
har undersøkt.
Tre konkrete prosjekter er gjennomgått
for å vurdere den overordnede styringen, gjennomføringen,
resultatene og gevinstrealiseringen.
Prosjektene er valgt fordi det er forventet
at disse skal gi gevinster, prosjektene har pågått
lenge nok til at det vil være mulig å dokumentere
eventuelle gevinster, samt at arbeidet pågår i
og mellom ulike etater.
Formålet med KOMPIS/SSP-prosjektet
er å automatisere og forbedre informasjonsflyten mellom
fengselsvesenet og KRIPOS. Undersøkelsen viser at ressursbruken
og gevinsten forbundet med dette prosjektet er av begrenset omfang.
Med bakgrunn i fengselslovens § 56 er det etablert en praksis
med manuell overføring av meldinger om innsettelser, permisjoner
og løslatelser til KRIPOS. Etter Datatilsynets oppfatning
er det i strid med de nåværende konsesjonsbestemmelsene å utveksle
slik informasjon med bakgrunn i KOMPIS/SSP som register
betraktet.
Formålet med KOMPIS-Kif-prosjektet
har vært å innføre et edb-basert system
for klientadministrasjon innenfor Kriminalomsorg i frihet. Undersøkelsen
viser at det på forhånd ikke var utarbeidet et
system for gevinstrealisering.
Lokal IT har sin bakgrunn i en videreføring
av prosjektet for utvikling av politisystemene til OL-94 på Lillehammer
og har hatt som formål å utplassere disse systemene
i hele politi- og lensmannsetaten. Formålet har vært å foreta
en totalfornyelse av infrastrukturen og tilhørende systemer
i etaten og innføre BL-systemet (Basisløsninger)
som er et saksbehandlingssystem for avvikling av straffesaker. Undersøkelsen
viser at det er utarbeidet et system for gevinstplanlegging og gevinstrealisering
i forbindelse med gjennomføringen av Lokal IT i de enkelte
politidistriktene. Enkelte distrikter har konkludert med at målet
om en rasjonaliseringsgevinst på fire prosent er nådd,
etter at de nye systemene og løsningene har vært
i full drift mer enn ett år. Politidistriktene er imidlertid
noe usikre på den beregningsmodellen som er lagt til grunn
ved gevinstrapportering.
Framdriften i gjennomføringen av Lokal
IT er noe lavere enn først forutsatt. Det er for tidlig å vurdere hvorvidt
gevinster er synliggjort i forbindelse med Lokal IT som helhet.
Justisdepartementet konstaterer i sitt svarbrev
av 22. oktober 1998 at Riksrevisjonens vurderinger langt på vei
er sammenfallende med de konklusjoner departementet har gjort i
sin egen evaluering. Flere av de forhold Riksrevisjonen påpeker
i sin rapport, er allerede under oppfølging i Justisdepartementet.
Departementet framhever at IT-ansvaret i justissektoren,
i tråd med virksomhetsstyringen for øvrig, er lagt
opp slik at de enkelte departementsavdelingene er ansvarlig for
utviklingen innen sitt ansvarsområde. Målet er
at IT-løsningene i sektoren skal harmoniseres over tid
i forbindelse med nyanskaffelser og nyutvikling i den enkelte etat.
Realisering av mål må med denne tilnærmingen
ses i et langsiktig perspektiv.
Det har den siste tiårsperioden pågått
betydelige IT-prosjekter innen de ulike delene av justissektoren.
Prosjektene har for en stor del hatt som mål å få på plass basisløsninger
for virksomhetene. Det er først gjennom den pågående
innføring og standardisering av infrastruktur og basisløsninger
i politiet at alle virksomhetene i straffesakskjeden er kommet på et
teknologisk nivå der effektiv samhandling med bruk av teknologi er
mulig på tvers av kjeden.
Departementet understreker at samordningsarbeidet i
tillegg til forutsetninger som personvern og sikkerhet må foregå på en
måte som ivaretar forholdet til domstolenes og påtalemyndighetens
uavhengighet og relasjoner mellom disse.
Departementet er enig med Riksrevisjonen i at
de konkrete effekter av samordningsbestrebelsene ikke står
i forhold til det angitte ambisjonsnivå, og konstaterer
at dette arbeidet har vært tyngre enn forventet. Som en
konsekvens av dette har departementet det siste året aktivt
involvert egen toppledelse i departementet i en rekke prosjekter.
I tillegg til utarbeidelsen av grunnlagsdokumentene har
det bl.a. vært arbeidet for å få mer
ut av de midlene som benyttes til IT. For eksempel er det gjennom
samarbeid blitt vanlig at avtaler om IT-anskaffelser som inngås
for store aktører i sektoren, åpner for at også andre
deler av sektoren kan anvende dem. Videre utveksles kompetanse og
ressurser mellom de ulike aktører ved gjennomføring
av prosjekter.
Justisdepartementet påpeker at arbeidet
med en overordnet IT-strategi ble påbegynt i annet kvartal
1998. Departementet mener videre at for IT-strategien for domstolene
og IT-strategien for kriminalomsorgen ligger samordningen med de øvrige
virksomhetsområdene inne som en forutsetning.
I tråd med Riksrevisjonens vurderinger
vil departementet tilstrebe at samordningsmål om kostnadseffektivitet
og kvalitet blir presisert i form av hensiktsmessige resultatkrav
i tildelingsbrevene.
Videre vil departementet etablere bedre rutiner
for kost-nytte-vurderinger, gevinstrealisering og oppfølging
av effektene av samordningstiltak. Disse vil bli nedfelt i handlingsplan
for oppfølging av overordnet IT-strategi for justissektoren.
Departementet er enig i Riksrevisjonens vurdering
av at en årsak til at det ikke tidligere er utarbeidet
søknad om konsesjon for å oppnå gjenbruk
og flyt av informasjon, er at det har manglet konkrete prosjekter å knytte søknaden
til. Videre må tidspunktet for å starte utarbeidelse
av en konsesjonssøknad og en veiledning til IT-sikkerhetshåndbok
ses i sammenheng med nye retningslinjer fra Datatilsynet. Videre
gjør departementet oppmerksom på at Datatilsynets
innvending mot utveksling av informasjon om innsettelse, permisjoner
og løslatelser mellom Kriminalomsorg i anstalt og KRIPOS
relaterer seg til overføring av slik informasjon fra KOMPIS som
register betraktet. Utveksling av informasjon om innsettelse, permisjoner
og løslatelser som sådan er hjemlet i fengselsloven
og fengselsreglementet.
Riksrevisjonen har merket seg at Justisdepartementets vurderinger
langt på vei sammenfaller med konklusjonene i Riksrevisjonens
undersøkelse, og at det er igangsatt tiltak for å bedre
samordningen av IT-virksomheten.
Undersøkelsen viser at den overordnede
styringen for å nå målene har vært
mangelfull ved at det ikke er utarbeidet en overordnet IT-strategi,
og IT-strategiene for delsektorene er vedtatt på avdelingsnivå i
departementet. IT-enhetene har også pekt på manglende
koordinering, uklare signaler og mangelfull overordnet styring fra
departementets side, noe som synes å ha resultert i at
fagavdelingene har vært mer opptatt av resultatene innen
egen sektor, og i mindre grad av samordningen på tvers
av sektorene. Departementet har heller ikke presisert og konkretisert
målene om kostnadseffektivitet og kvalitet i form av hensiktsmessige resultatkrav
i tildelingsbrevene. Videre viser undersøkelsen at fagavdelingenes
IT-strategier inneholder få målsettinger for å sikre
gjenbruk og flyt av informasjon på tvers i straffesakskjeden.
Etter Riksrevisjonens vurdering er det en forutsetning
for å nå målene at det er aksept for
de overordnede målsettingene innenfor hele sektoren.
Riksrevisjonen har merket seg at Justisdepartementet
er enig i at de konkrete effekter av samordningsbestrebelsene ikke
står i forhold til deres angitte ambisjonsnivå,
og at arbeidet har vært tyngre enn forventet. Undersøkelsen
viser at problemet bl.a. kan tilbakeføres til mangel på samordningsprosjekter.
Departementet har her en oppgave med å identifisere hvilke
prosjekter som er strategisk viktige for å bedre informasjonsflyten
på tvers av straffesakskjeden, og å sikre at disse
blir gjennomført og evaluert.
Riksrevisjonen har merket seg at departementet
vil tilstrebe at samordningsmål om kostnadseffektivitet
og kvalitet blir presisert i form av hensiktsmessige resultatkrav
i tildelingsbrevene, og at det blir etablert bedre rutiner for kost-nytte-vurderinger,
gevinstrealisering og oppfølging av effektene av samordningstiltak.
Justisdepartementet har i flere år
ment det er viktig å få til en avklaring om informasjonssikkerhet
og personvern i forhold til gjenbruk og flyt av informasjon innenfor
justissektoren. Det kan stilles spørsmål ved om
Justisdepartementet ikke burde ha avklart disse forholdene på et
tidligere tidspunkt. Videre er det viktig at departementet får
en avklaring på Datatilsynets innvendinger mot kriminalomsorgens
bruk av det elektroniske innsatsregisteret i forbindelse med utveksling
av informasjon vedrørende innsettelser, permisjoner og løslatelser.
Framdriften i gjennomføringen av Lokal
IT er noe lavere enn først forutsatt. Det er langt fram
før de totale gevinstene av Lokal IT kan synliggjøres.
Etter Riksrevisjonens vurdering er det viktig at prosjektet følges særskilt
opp både med hensyn til framdrift og at de planlagte gevinstene
blir brukt til politioperativt arbeid slik justiskomiteen forutsatte
i Budsjett-innst. S. nr. 4 (1995-96).
Departementet har i brev av 13. desember 1998
svart:
«Vi viser til oversendelse av Riksrevisjonens dokument
til Stortinget om ovennevnte.
De omtalte forhold er
i hovedsak kommentert i vårt brev av 22.10.98, og vi viser
i sakens anledning til dette. Et forhold som imidlertid ikke er
kommentert der, er gevinstrealisering i forhold til Lokal IT i politiet.
Det forutsettes i Rundskriv for "Presisering av mål og
retningslinjer for gevinstrealisering i prosjekt lokale IT-løsninger"
at de frigjorte ressurser enten anvendes til økt volum
av tjenesteproduksjon, økt kvalitet og/eller overføring
til andre områder.
Justisdepartementet har
ingen øvrige bemerkninger til det oversendte dokument.»
Riksrevisjonen vil presisere departementets
ansvar for den overordnede styringen av IT-virksomheten. Dette innebærer
ansvar for at alle enheter arbeider ut fra målet om at
samordning av IT skal gi kostnadseffektivitet og kvalitet i arbeidsprosessene.
Riksrevisjonen har merket seg at departementet har igangsatt flere tiltak
for å ivareta dette ansvaret. Det er blant annet nødvendig å ferdigstille
en overordnet IT-strategi, identifisere, gjennomføre og
evaluere prosjekter som er strategisk viktige for å nå målene
om kostnadseffektivitet og kvalitet i arbeidsprosessene.
I departementets svar framgår det at
de frigjorte ressursene vedrørende Lokal IT i politi- og
lensmannsetaten enten skal anvendes til økt volum av tjenesteproduksjon, økt
kvalitet og/eller overføring til andre områder.
Riksrevisjonen vil understreke at framdriften i dette prosjektet
må følges opp, og at de frigjorte ressursene må brukes
til politioperativt arbeid slik justiskomiteen har forutsatt.
Saken sendes Stortinget.
Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet,
Inger Lise Husøy, Laila Kaland, lederen Jørgen
Kosmo og Gunnar Skaug, fra Fremskrittspartiet, Carl I. Hagen og Vidar
Kleppe, fra Kristelig Folkeparti, Odd Holten og Kari Økland,
fra Høyre, Svein Ludvigsen, og fra Sosialistisk Venstreparti,
Heikki Holmås, har merket seg at Riksrevisjonens
konklusjoner i forbindelse med gjennomgang av styring og samordning
av IT-virksomheten i justissektoren langt på vei er sammenfallende
med Justisdepartementets egne, når det gjelder behovet
for en bedret samordning og styring av IT-sektoren.
Komiteen vil peke på at
undersøkelsen viser at den overordnede styringen for å nå målsettingen
om at samordningen av IT-sektoren skal gi kostnadseffektivitet og kvalitet
i arbeidsprosessene har vært mangelfull i lengre tid. Komiteen har videre merket
seg at det heller ikke har vært utarbeidet en overordnet
IT-strategi, og at IT-strategiene for de enkelte delsektorene er
vedtatt på avdelingsnivå i departementet. Rapporten
avdekker videre at IT-enhetene selv også peker på manglende koordinering,
uklare signaler og mangelfull overordnet styring fra departementets
side, noe som iflg. rapporten synes å ha resultert i at
fagavdelingene har vært mer opptatt av resultatene innen
egen sektor fremfor samordning på tvers av sektorene.
Komiteen har videre merket seg
at Justisdepartementet ikke har presisert og konkretisert målene
om kostnadseffektivitet og kvalitet i form av hensiktsmessige resultat,
i tildelingsbrevene. Komiteen vil understreke
at departementet har et hovedansvar for å sørge
for at de fastsatte målsettinger blir iverksatt og gjennomført. Komiteen er
ikke tilfreds med at undersøkelsen viser at fagavdelingenes
IT-strategier inneholder få målsettinger for å sikre
gjenbruk og flyt av informasjon på tvers av straffesakskjeden. Komiteen vil
understreke at dette er en forutsetning for å nå målsettingene
innenfor hele sektoren. Komiteen mener at det også må være
en forutsetning at departementet i sin etatsstyring sikrer at alle
enheter arbeider mot de samme målene innen IT-virksomheten.
Komiteen vil peke på at
rapporten avdekker at Justisdepartementets konkrete effekter av
samordningsbestrebelsene ikke står i forhold til departementets
angitte ambisjonsmål. Komiteen mener derfor at
dette arbeidet må gis høyere prioritet.
Komiteen er enig med Riksrevisjonen
i at de vedtatte IT-strategier må bli fulgt opp av departementet
og at etatene, bl.a. ved å utarbeide realistiske målsettinger. Videre
er det viktig at de tiltakene som iverksettes bidrar til å nå de
målsettinger som Stortinget og sektoren selv fastsetter.
Komiteen er tilfreds med at departementet
nå vil tilstrebe bedrede samordningsmål om kostnadseffektivitet
og at kvalitet vil bli presisert i form av hensiktsmessige resultatkrav
i tildelingsbrevene. Komiteen har
også merket seg at det blir etablert bedre rutiner for kostnads-
og nyttevurderinger som et ledd i gevinstrealisering og at oppfølgingen
av effektene av samordningstiltak skal bedres.
Komiteen vil også understreke
at det er viktig at Justisdepartementet snarest får en
avklaring om informasjonssikkerhet og personvern i forhold til gjenbruk og
flyt av informasjon innenfor justissektoren. Videre vil komiteen påpeke
at det er viktig at departementet i samarbeid med Datatilsynet får
en avklaring om problemstillingene rundt kriminalomsorgens bruk
av elektronisk innsatsregister i forbindelse med utveksling av informasjon
vedrørende innsettelser, permisjoner og løslatelser.
Komiteen har også merket
seg at gjennomføringen av lokal-IT er noe lavere enn forutsatt
og at det kan synes som om det er langt fram før de totale
gevinstene av lokal-IT kan synliggjøres. Dette arbeidet
må derfor etter komiteens mening følges
opp i den videre prosessen.
Komiteen viser også til
Stortingets tidligere behandlinger av disse problemstillingene,
bl.a. gjennom Dokument nr. 3:6 (1994-95) og Innst. S. nr. 132 (1994-95),
og Budsjett-innst. S. nr. 4 (1995-96).
Komiteen har for øvrig ingen merknader, viser til dokumentet og rår Stortinget til å gjøre slikt
vedtak:
Dokument nr. 3:5 (1998-99) - om Riksrevisjonens undersøkelse vedrørende styring og samordning av IT-virksomheten i justissektoren – vedlegges protokollen.
Oslo, i kontroll- og konstitusjonskomiteen, den 4. mai 1999.
Jørgen Kosmo,
leder. |
Vidar Kleppe,
ordfører. |
Svein Ludvigsen,
sekretær. |