7.1 Sammendrag

7.1.1 Innledning

Samlet utgiftsbevilgning til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet i 2011 utgjorde 9 072 mill. kroner. Inntektsbevilgningen i 2011 utgjorde 1 283 mill. kroner. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har ansvaret for 42 virksomheter, fire fond og ett særlovsselskap.

7.1.2 Riksrevisjonen uttaler

Riksrevisjonen har avgitt 43 avsluttende revisjonsbrev uten merknad, og ett avsluttende revisjonsbrev med merknad til Statsbygg.

7.1.2.1 Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets styring, måloppnåelse og resultatrapportering til Stortinget

7.1.2.1.1 Risikostyring ved underliggende virksomheter

Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet ennå ikke har sørget for at alle underliggende virksomheter har gjennomført risikostyring i tråd med regelverket.

Økonomireglementet har siden 2003 stilt krav om at det skal etableres et system for å vurdere og følge opp risiko for manglende måloppnåelse. Manglende risikovurderinger kan medføre at vesentlige avvik knyttet til måloppnåelse ikke identifiseres, forebygges eller korrigeres.

Riksrevisjonen har i flere år omtalt svakheter ved departementets styring av fylkesmannsembetene. Mangelfull oppfølging av risikostyring for embetene kan føre til variasjoner i hvordan oppgaver prioriteres og løses, og at viktige nasjonalpolitiske mål blir ivaretatt i varierende grad. Videre har Riksrevisjonen i flere år omtalt svakheter ved departementets styring av Opplysningsvesenets fond (Ovf) og at Ovf har hatt manglende helhetlig risikostyring av datterselskapene.

Revisjonen viser at heller ikke Statsbygg og Datatilsynet kan dokumentere tilfredsstillende overordnet risikoanalyse. Videre mangler Departementenes servicesenter risikoanalyser av viktige kjerneområder. For bispedømmerådene er det store variasjoner i tilnærmingen til hvordan risiko vurderes, om risikovurderinger er grunnlaget for iverksatte tiltak og om disse er integrert i virksomhetsstyringen.

Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet viser til at tiltak som er iverksatt for fylkesmannsembetene, blant annet utvikling av metodikk for risikostyring, har overføringsverdi for øvrige underliggende virksomheter. Riksrevisjonen forutsetter at departementet sørger for å utnytte overføringsverdien på best mulig måte.

Videre viser departementet til at kravene til risikostyring er tydeliggjort i en ny felles mal for virksomhets- og økonomiinstrukser, som departementet startet arbeidet med høsten 2011. Departementet opplyser at risikostyring i underliggende virksomheter vil bli fulgt tett opp og være en sentral del av styringsdialogen. I oppfølgingen vil departementet sikre at alle underliggende virksomheter har etablert gode prosesser for håndtering av risiko, og at risikostyringen framover faktisk blir i samsvar med anerkjent metodikk. Departementet vil også sende likelydende brev til alle underliggende virksomheter for å sikre at håndteringen av risiko i mål- og resultatstyringen er tilstrekkelig dokumentert i henhold til økonomiregelverkets krav. Et helhetlig system for risikostyring i Ovf skal være på plass i 2012, og departementet vil vurdere å be Ovf rapportere mer systematisk om datterselskapene.

Riksrevisjonen forutsetter at departementet iverksetter nødvendige tiltak for å sikre at underliggende virksomheter faktisk gjennomfører risikostyring i tråd med regelverket, som ble fastsatt i 2003.

7.1.2.2 Regnskaper der Riksrevisjonen har vesentlige merknader

7.1.2.2.1 Statsbygg

Grunnlag for revisjonen

Riksrevisjonen mener det er kritikkverdig at Statsbygg ikke har tilpasset systemene slik at Riksrevisjonen kan utføre en effektiv og målrettet revisjon.

Virksomheter som er omfattet av Riksrevisjonens revisjon og kontroll, skal legge forholdene til rette slik Riksrevisjonen finner det hensiktsmessig for å foreta de revisjons- og kontrolloppgaver revisjonen anser nødvendig.

Revisjonen viser at Statsbygg – med den informasjonen som var tilgjengelig i hovedbok og andre systemer – ikke effektivt kunne skaffe en korrekt oversikt som viser alle utbetalinger per kontrakt, og heller ikke effektivt skaffe en oversikt over hvilke avtaler som leverandørene har eller har hatt med Statsbygg.

Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet opplyser at Statsbygg har planlagt å implementere nye datasystemer som vil forbedre informasjonsflyt og sporbarhet i løpet av 2014. Departementet opplyser videre at Statsbygg i påvente av nye systemer har foretatt endringer i eksisterende systemer for å etablere elektronisk sporbarhet mellom kontrakt og utbetalinger. Det er også utarbeidet ny arkivstruktur for administrative anskaffelser. Riksrevisjonen har merket seg at iverksatte tiltak skal kunne gi grunnlag for en effektiv revisjon allerede for 2012-revisjonen.

Risikostyring i Statsbygg

Riksrevisjonen ser alvorlig på at Statsbygg har brukt lang tid på å få på plass et system for risikostyring i tråd med regelverket og god praksis.

Økonomireglementet har siden 2003 stilt krav om at det skal etableres et system for å vurdere og følge opp risiko for manglende måloppnåelse. Manglende risikovurderinger kan medføre at vesentlige avvik knyttet til måloppnåelse ikke identifiseres, forebygges eller korrigeres. Statsbyggs prosess for risikostyring er ikke i tråd med anerkjent metodikk.

Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet opplyser at Statsbygg i ettertid har innsett at prosessen for 2011 – og dokumentasjon av denne – kan forbedres, og viser til at Statsbygg etter revisjonen har gjennomført justeringer. Departementet opplyser videre at prosessene vil bli gjennomført og dokumentert i tråd med anerkjent metodikk, og at dette vil bli fulgt opp i styringsdialogen med Statsbygg.

7.1.2.3 Oppfølging av tidligere rapporterte forhold

Av tidligere rapporterte forhold er følgende saker avsluttet:

• internkontroll i Opplysningsvesenets fond

• manglende måloppnåelse for offentlig elektronisk postjournal

Følgende forhold vil bli fulgt opp i den løpende revisjonen:

• anskaffelser i Departementenes servicesenter

• informasjonssikkerhet i Departementenes servicesenter

• forvaltning av ikt i Opplysningsvesenets fond

Videre oppfølging av følgende saker vil bli rapportert særskilt til neste år:

• risikostyring ved fylkesmannsembetene

• risikostyring, styring og oppfølging av datterselskaper i Opplysningsvesenets fond

7.2 Komiteens merknader

Komiteen viser til at det er avgitt 43 avsluttende revisjonsbrev uten merknad, og ett avsluttende revisjonsbrev med merknad til Statsbygg.

Komiteen merker seg at Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet ennå ikke har sørget for at alle underliggende virksomheter har gjennomført risikostyring i tråd med regelverket. Komiteen viser til at økonomireglementet siden 2003 har stilt krav om at det skal etableres et system for å vurdere og følge opp risiko for manglende måloppnåelse. Manglende risikovurderinger kan medføre at vesentlige avvik knyttet til måloppnåelse ikke identifiseres, forebygges eller korrigeres.

Komiteen viser til at den i brev av 31. januar 2013 til fornyings-, administrasjons- og kirkeministeren stilte spørsmål om hva departementet har gjort for å sikre at underliggende etater har gjennomført nødvendige tiltak og fått på plass systemer som sikrer risikostyring i tråd med økonomireglementet. Statsråden svarte i brev av 11. februar 2013. Brevet følger som vedlegg til innstillingen.

Komiteen har merket seg at departementet har pålagt alle underliggende virksomheter å etablere systemer og rutiner for risikostyring som tilfredsstiller kravene i økonomireglementet, og at pålegget vil bli tatt opp i etatsstyringsmøter med den enkelte virksomhet. Komiteen har også merket seg at risikostyring vil bli tatt opp i ledersamtaler med topplederne i virksomhetene dette gjelder.

Komiteen merker seg at Riksrevisjonen i flere år har omtalt svakheter ved departementets styring av fylkesmannsembetene. Mangelfull oppfølging av risikostyring for embetene kan føre til variasjoner i hvordan oppgaver prioriteres og løses, og at viktige nasjonalpolitiske mål blir ivaretatt i varierende grad.

Komiteen har også merket seg at Riksrevisjonen i flere år har omtalt svakheter ved departementets styring av Opplysningsvesenets fond (Ovf) og at Ovf har hatt manglende helhetlig risikostyring av datterselskapene. Revisjonen har også påpekt at heller ikke Statsbygg og Datatilsynet kan dokumentere tilfredsstillende overordnet risikoanalyse. Videre mangler Departementenes servicesenter risikoanalyser av viktige kjerneområder.

Komiteen viser til svarbrevet til Riksrevisjonen fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, som viser til at tiltak som er iverksatt for fylkesmannsembetene, blant annet utvikling av metodikk for risikostyring, har overføringsverdi for øvrige underliggende virksomheter. Komiteen sier seg enig med Riksrevisjonen i at man må forutsette at departementet sørger for å utnytte overføringsverdien på best mulig måte.

Komiteen ser positivt på at departementet vil tydeliggjøre kravene til risikostyring i en ny felles mal for virksomhets- og økonomiinstrukser. Departementet opplyser at risikostyring i underliggende virksomheter vil bli fulgt tett opp og være en sentral del av styringsdialogen. I oppfølgingen vil departementet sikre at alle underliggende virksomheter har etablert gode prosesser for håndtering av risiko, og at risikostyringen fremover faktisk blir i samsvar med anerkjent metodikk.

Komiteen forutsetter at departementet iverksetter nødvendige tiltak for å sikre at underliggende virksomheter faktisk gjennomfører risikostyring i tråd med regelverket, som ble fastsatt i 2003.

Komiteen merker seg at Riksrevisjonen har vesentlige merknader til Statsbyggs regnskap. Riksrevisjonen mener det er kritikkverdig at Statsbygg ikke har tilpasset systemene slik at Riksrevisjonen kan utføre en effektiv og målrettet revisjon.

Komiteen vil understreke at virksomheter som er omfattet av Riksrevisjonens revisjon og kontroll skal legge forholdene til rette slik Riksrevisjonen finner det hensiktsmessig for å foreta de revisjons- og kontrolloppgaver revisjonen anser nødvendig.

Revisjonen viser at Statsbygg – med den informasjonen som var tilgjengelig i hovedbok og andre systemer – ikke effektivt kunne skaffe en korrekt oversikt som viser alle utbetalinger per kontrakt, og heller ikke effektivt skaffe en oversikt over hvilke avtaler som leverandørene har eller har hatt med Statsbygg. Departementet opplyser at Statsbygg har planlagt å implementere nye datasystemer som vil forbedre informasjonsflyt og sporbarhet i løpet av 2014. Departementet opplyser videre at Statsbygg i påvente av nye systemer har foretatt endringer i eksisterende systemer for å etablere elektronisk sporbarhet mellom kontrakt og utbetalinger. Det er også utarbeidet ny arkivstruktur for administrative anskaffelser.

Komiteen har, i likhet med Riksrevisjonen, merket seg at iverksatte tiltak skal kunne gi grunnlag for en effektiv revisjon allerede for 2012-revisjonen. Komiteen vil dog påpeke at man ser svært alvorlig på at Statsbygg har brukt lang tid på å få på plass et system for risikostyring i tråd med regelverket og god praksis.

Komiteen har merket seg at en rekke viktige forhold vil bli fulgt opp av Riksrevisjonen. Dette gjelder forhold vedrørende Departementenes servicesenter (anskaffelser og informasjonssikkerhet) og forhold vedrørende Opplysningsvesenets fond og risikostyring ved fylkesmannsembetene.Komiteen er tilfreds med dette.